8 دلیل برای مدیریت چاپ

برای بسیاری از سازمان ها، ضرورت چاپ امری اجتناب ناپذیر است. به طور معمول مدیران مالی کسب و کار هزینه کاغذ، تونر و چاپ را یک هزینه ضروری در نظر می گیرند، و اگرچه هزینه های آنها ممکن است سال به سال افزایش یابد، اما برای تغییر چیزی اقدامی نمی کنند. با اقدام و سرمایه‌گذاری در راه‌حل‌های مدیریت چاپ،سازمان‌ها می‌توانند بینش ارزشمندی در مورد نحوه استفاده از دستگاه‌های چاپی خود به دست آورند و تغییری آگاهانه برای کاهش و حذف ضایعات ایجاد کنند.

مدیریت چاپ چیست؟

به زبان ساده، مدیریت چاپ، بررسی و دقت در کارهای و هزینه های مرتبط با پرینترها و هرگونه چاپگر  برای نظارت و ردیابی فعالیت های چاپی است. این به مدیران مالی کسب‌وکار کمک می‌کند تا درک بهتری از نحوه اتصال چاپگرهای چندکاره به دستگاه‌های دارای قابلیت چاپ مانند رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ، تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها به دست آورند. بسیاری از سازمان‌ها نمی‌دانند هزینه‌های چاپ آنها شامل چه مواردی می‌شود، مدیریت چاپ – تکثیر و پرینت اسناد شفافیت را در مورد اینکه دقیقاً چه چیزی و چه زمانی چاپ می‌شود فراهم می‌کند.

چرا برای ایجاد سیستم مدیریت چاپ سرمایه گذاری کنید؟

سازمان هایی که به دنبال راه هایی برای کاهش هزینه های چاپ و حفظ کنترل بر چاپ خود هستند، باید در مدیریت چاپ و ایجاد نطارتو کنترل اصولی چاپ در مجموعه خودشان سرمایه گذاری کنند. مهم نیست که ناوگان دستگاه کپی شما چقدر بزرگ است، به دست آوردن بینش و حفظ یک اکوسیستم چاپ ایمن و ساده برای استفاده مفید است. محصولات و نرم افزارهای خاصی هم هم برای مدیریت چاپ، و مدیریت متمرکز وجود دارد که می توانند به شما کمک کنند. متخصصان فناوری اطلاعات می توانند ناوگان چاپی در همه اندازه ها را با یک راه حل مدیریت پرینت قدرتمند و غنی مدیریت کنند.

آنها همچنین می توانند از راه دور درایورهای چاپگر و صف های چاپ و سایر ویژگی ها را برای فعال کردن چاپ ساده و ایمن اجرا کنند.

جنیفر مولر، مدیر کانال شمال شرق  ecoprintQ، ار مدیران ارشد پروژه  نرم افزاری PaperCut،   می‌گوید سه ویژگی برتر در مورد اینکه چرا PaperCut اینقدر فریبنده است عبارتند از

Find Me Printing،

Secure Print Release

Tracking and Reporting.

بصورت اجمال شناسایی و ضرورت و ایمنی و امکان پیگیری و رد یابی کارهای پرینت شده در مجموعه را فراهم می نماید .

به شما امکان می دهد در یک صف مرکزی چاپ کنید و کار را از هر دستگاهی آزاد کنید. انتشار ایمن چاپ از کاربران می‌خواهد از یک گزینه احراز هویت مانند نشان کارمند، جاکلیدی، نام کاربری یا پین سفارشی برای مشاهده و انتخاب کار برای انتشار استفاده کنند.

همه این فعالیت ها را می توان با بیش از 80 گزارش از پیش ساخته شده برای پوشش هر کاربر، دستگاه، بخش و سایر گزینه های سفارشی ردیابی و گزارش کرد.

بزرگترین مزیت مدیریت چاپ این است که می توانید روند سیستم چاپ خود را به طور کامل درک کنید و بدانید چه کسی چه چیزی و چه زمانی چاپ می کند. باعث کاهش ضایعات، صرفه جویی در هزینه و ارتقای یک محیط امن می شود.

8 دلیل برای سرمایه گذاری در مدیریت چاپ

1. برای کره زمین و کیف پول شما بهتر است

چاپ های هدر رفته، صفحات خالی اضافی، تونر بیش از حد استفاده شده و سایر کارهای چاپی می توانند به سرعت انباشته شده و برای سازمان شما ضایعات ایجاد کنند. جدای از تاثیر مالی چاپ بیش از حد، ضایعات چاپی برای سازمان هایی که به دنبال سازگاری با محیط زیست هستند مشکلی است. نرم‌افزار مدیریت چاپ می‌تواند گزینه‌های سازگار با محیط‌زیست سفارشی و ویژگی‌های کار چاپ را که به طور فعال ضایعات را کاهش می‌دهند، شناسایی و  به شما در اتخاذ تصمیم بهیه کمک نماید.

2. به شما امکان می دهد یک سیستم چاپ کاملاً ایمن ایجاد کنید

بسیاری از پرینترها و چاپگرها به عنوان “نقاط باز” برای عوامل مخرب و هکرها در نظر گرفته می شوند. از آنجایی که این دستگاه‌ها اغلب داده‌های مالی و پرسنلی حساس را مدیریت می‌کنند، حفظ امنیت آنها باید در اولویت سازمان شما باشد. به همین دلیل، داده ها باید در تمام نقاط در طول فرآیند چاپ محافظت شوند.

مدیریت چاپ به کاربران  پیشنهاد و اجازه می دهد تا قبل از زدن دکمه پرینت با تامل و دقت به طور ایمن اسناد اعتبارسنجی شوند، کارها  – کاربر و دستگاه را می توان ردیابی کرد و اسناد را واترمارک کرد. این نکات می تواند به جلوگیری از اعمال مخرب و محافظت از داده های حساس و کارمندان شما کمک کند.

3. فرآیند چاپ را ساده می کند

تیم فناوری اطلاعات شما به راحتی می‌تواند تنها یک صف چاپ ایمن را به جای صف‌های جداگانه برای هر دستگاه مدیریت کند.همچنین کارها را برای کارمندان شما ساده‌تر می‌کند و کاربران می‌توانند کارها را به یک صف مرکزی ارسال کنند و آن را از هر چاپگر مجاز آزاد کنند. تنها با اجازه دادن به کاربر مجاز برای انتشار کار چاپ، دستگاه های شما را ایمن نگه می دارد و  از دست رفتن داده های مهم یا اسناد مفقود جلوگیری می کند!

یک دستگاه خراب کار چاپ را متوقف نمی کند  اگر چاپگر خراب یا  خاموش باشد، کاربران می توانند به سادگی یکی دیگر را انتخاب کنند.

4. می توانید از هر دستگاهی در هر زمان و از هر مکان چاپ کنید

کارمندان شما دائماً در حال حرکت هستند، و نیاز به دسترسی به ابزارهای مشابه از هر جایی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. کاربران می توانند یک کار  پرینتی را به صف مرکزی  ارسال کنند و سپس چاپ را از هر دستگاهی که نزدیک است منتشر کنند. آنها می توانند از لپ تاپ، تبلت و حتی تلفن همراه خود به صورت کاملاً یکپارچه چاپ کنند.

5. اسکن را ساده می کند

مدیریت چاپ از OCR (تشخیص نویسه نوری) برای اسکن و ارسال آسان و ایمن متن اسناد قابل جستجو و ویرایش استفاده می کند. به جای ایجاد مجدد فایل های PDF فقط برای ویرایش آنها، کاربران به راحتی می توانند اسناد را اسکن، جستجو و به روز رسانی کنند  تنها با چند ضربه زدن روی یک دکمه.

6. با کسب و کار شما مقیاس پذیر است

مدیریت چاپ به گونه ای طراحی شده است که انعطاف پذیر و مقیاس پذیر باشد. مهم نیست که چند دستگاه در سازمان شما وجود دارد، می تواند با نیازهای منحصر به فرد شما سازگار شود. دید از دست نمی رود و اگر 10 دستگاه یا 10000 دستگاه دارید می توانید همان  خروجی را با بهترین کیفیت و در حداقل زمان  دریافت کنید.

7. رفتار چاپی مثبت را ترویج می کند

هر گونه ابتکارات و خلاقیت در سازمان بدون پشتوانه داده ای مناسب برای تأثیرگذاری بر رفتار می تواند منجر به پذیرش خیلی کم و یا عدم پذیرش شود. با گزارش‌دهی  می‌توانید دقیقاً ببینید که کدام رفتارهای  در زمینه کارهای چاپی و ایمنی انها باید در سراسر سازمان مهار شود و یا گسترش یابد، و در نهایت می‌تواند به ارتقای تغییرات مثبت در سازمان شما کمک کند.

8. کاربران می توانند به سرعت با آن سازگار شوند

این نرم افزتزها و دستورالعمل های مربوطه به ودیریت چاپ و درینت و ایمنی انها عملا برای کاربرانی طراحی شده است که واقعاً بخواهند از آن استفاده کنند، پذیرش را افزایش داده و استفاده طولانی مدت را ترویج کنند. کنسول مدیریت برای تیم فناوری اطلاعات شما برای استفاده و نصب ساده است و کار یادگیری یک سیستم جدید را از بین می برد.

برای استفاده از این برنامه های مدیریت چاپ پیشنهاد می شود با شرکتهایی که در زمینه مدیریت و نظارت و امنیت امور سازمانی فعالیتهایی دارند مشورت  نمایید و بهترین گزینه را برای مجموعه خودتان انتخاب نمایید